Gestión documental
Su documentación, disponible para su equipo y para la IA.
Cada persona consulta los procedimientos que corresponden a su cargo, en su versión vigente. Y cuando le pregunta a la inteligencia artificial, la respuesta cita el documento y la versión de donde sale. Nos integramos al asistente que ya usa su equipo o se lo proveemos.
¿Desde qué monto una compra necesita tres cotizaciones?
Desde 5.000.000 de guaraníes. Además, la compra necesita la aprobación de la Gerencia administrativa.
Procedimiento de compras · versión 4, vigente · sección 5.2
Véalo en tres pasos
De carpetas con copias a una sola versión vigente, que la IA consulta y cita.
Toque cada paso. Es un ejemplo ilustrativo, con documentos y personas inventados.
| Nombre | Modificado |
|---|---|
| Procedimiento de compras.docx | 14/02/2023 |
| Procedimiento de compras v2 final.docx | 09/08/2024 |
| Procedimiento de compras v2 FINAL revisado.docx | 22/08/2024 |
| Compras - copia.pdf | 03/03/2026 |
| Evaluación de proveedores.docx | 11/05/2022 |
| Evaluación de proveedores (2).docx | 30/01/2025 |
| Recepción de mercadería borrador.docx | 17/10/2025 |
¿Cuál es el vigente?
Conviven versiones, no todos tienen acceso a la carpeta ni a la biblioteca digital, y cada persona trabaja con la copia que encontró. Un asistente de inteligencia artificial que lea esta carpeta puede responder con una versión vieja.
| Versión | Desde | Declarada por | Estado |
|---|---|---|---|
| 4 | 03/03/2026 | Jefatura de calidad | Vigente |
| 3 | 22/08/2024 | Jefatura de calidad | Reemplazada |
| 2 | 09/08/2024 | Jefatura de calidad | Reemplazada |
| 1 | 14/02/2023 | Gerencia administrativa | Reemplazada |
Una sola versión vigente, y las anteriores con su fecha.
Su equipo declara cada versión nueva, cada documento nuevo y los que se retiran. Las versiones anteriores no se borran: quedan con la fecha en que rigieron y con quién las declaró. El asistente responde siempre con la vigente, y cuando llega una auditoría, el historial ya está ordenado.
| Ocupa el cargo | Período |
|---|---|
| Carlos Ríos | desde 01/11/2026 |
| Ana Benítez | hasta 31/10/2026 |
| Documentos de este cargo | Versión |
|---|---|
| Procedimiento de compras | 4 |
| Evaluación de proveedores | 2 |
| Recepción de mercadería | 1 |
Los documentos siguen al cargo, no a la persona.
Cada persona entra con su propia cuenta y ve lo que corresponde a los cargos que ocupa. Cuando alguien asume un cargo, encuentra sus documentos desde el primer día, sin pedir accesos uno por uno; quien lo deja, deja de verlos.
Quién hace qué
La persona decide; la IA encuentra y cita.
Qué hace su equipo y qué hace la inteligencia artificial, en el trabajo de todos los días.
Sale una versión nueva
La carga y confirma qué documento reemplaza y desde cuándo rige.
Señala qué cambió respecto de la versión anterior, para que la persona lo revise.
Surge una duda en el trabajo
Pregunta con sus palabras, desde el chat que ya usa.
Responde con la versión vigente y cita el documento, la versión y la sección.
Alguien asume un cargo
Talento humano registra quién ocupa el cargo y desde cuándo.
Le presenta a la persona los documentos de su cargo y responde sus consultas.
Por dónde empezar
Un primer paso que ya aporta valor.
Su documentación disponible.
El sistema donde su equipo declara cada versión nueva, cada documento nuevo y los que se retiran. Cada persona consulta lo que corresponde a su cargo, y la inteligencia artificial responde con la versión vigente y su referencia.
Si además necesita ordenarla.
Recibimos los documentos como estén —carpetas compartidas, correos, copias— y ayudamos a su equipo a cargarlos. Cada decisión sobre qué documento es versión de cuál la confirma su equipo.
Los registros, en un sistema.
Después, los procedimientos pueden integrarse a sistemas a medida que dan soporte digital a sus registros: lo que cada procedimiento pide registrar se completa en una pantalla, en el momento, con su responsable y su fecha.
Y cuando quiera ir más lejos.
Revisar sus procedimientos con miras a una certificación, o extender el sistema al resto de la operación.